Une société de services financiers devait consolider ses salles de courrier et numériser ses dossiers

La Digital Mailroom Exela a permis de rationaliser les processus et de réduire les coûts.

Défi

Le client, une société de services financiers, a été confronté à un double enjeu complexe : Gérer les livres d'hypothèques fermés de plusieurs fournisseurs de services financiers et veiller à ce que ces derniers continuent à traiter les clients de manière équitable, à leur offrir un service de qualité et à les aider à surmonter les difficultés financières.

Le client a dû concilier les divers processus des fournisseurs, qui se déroulaient en différents lieux, avec différentes technologies, par des employés utilisant des méthodes et une éthique commerciale différentes. Le client a également dû améliorer les processus en numérisant tous ses canaux de communication.

SOLUTION

Exela a utilisé un système de numérisation à grande vitesse à cheminement de papier ouvert capable de traiter des documents mixtes de différentes qualités, de les classer ainsi que de les convertir au format numérique. Le processus a associé technologies de pointe et expertise de professionnels formés (dans le cadre d'un contrat d'externalisation) à l’œuvre dans la Digital Mailroom Exela.

Nous avons traité tous les documents qui nous sont arrivés par courrier et par services de messagerie depuis les sites opérationnels du client. Le courrier et les colis comportaient des documents importants, tels que les contrats du client, que nous avons scannés et transmis au client ou remplacés par des copies.

Nos services de courrier incluent :

• Consolidation de trois salles de courrier en une salle centralisée qui traitait 5 000 unités par jour.

• Ouverture, préparation, numérisation et indexation des documents dans le cadre des plateformes de travail du client.

• Classification des courriers et distribution à plus de 200 points de livraison.

• Automatisation des systèmes pour assurer un traitement de bout en bout

Nous avons numérisé les documents selon les procédures approuvées par le client, et nous les avons fournis au client grâce à une parfaite intégration avec ses systèmes. Pour automatiser l'indexation et la classification des documents pour le grand nombre de documents non structurés et en texte libre que le client recevait, nous avons utilisé la « logique floue » (fuzzy logic) et la technologie d'apprentissage par reconnaissance de mots.

Pour aider les employés du client à apprendre les nouvelles procédures, Exela a assigné une équipe sur le site du client pendant deux mois. Nous avons mis en œuvre et administré la salle du courrier avec le client pendant qu'il mettait en place la plateforme de flux de travail d'un tiers. Exela, le client et le fournisseur de la plateforme de flux de travail ont travaillé ensemble pour aider le client à atteindre ses objectifs.

Parallèlement, nous avons numérisé et indexé plus de 200 000 dossiers existants contenant plus de 5,5 millions de pages d'anciens documents relatifs aux hypothèques. Pour éviter le risque lié au déplacement des documents papier hors du site, nous les avons numérisés sur place en utilisant notre propre technologie de numérisation.

AVANTAGES

• 67 % des documents ont été ouverts, préparés, scannés et indexés en une heure et 95 % en deux heures.

• 95 % de précision dans la classification des courriers

• Plus de 70 % de taux de traitement direct

• Réduction de 60 à 20 employés à temps plein pour les processus de traitement du papier

• Gains de productivité grâce à la rationalisation des processus, ce qui a permis au client de réduire encore le nombre d'employés.