Exela a réduit les dépenses de l'entreprise, amélioré la productivité et limité le niveau de risque.

Défi

Une société de services professionnels triait son courrier et le distribuait aux employés de plusieurs bureaux. Une méthode de travail qui prenait beaucoup de temps (et coûtait cher). De plus, l'entreprise avait besoin d'un moyen de suivre le volume et le contenu du courrier, de le partager entre des groupes de travail ou d'autres utilisateurs, et de surveiller et contrôler le courrier en retard.

La plupart des employés travaillant à distance, l'entreprise voulait un système auquel ils pouvaient accéder de n'importe où, avec des boîtes de réception partagées pour les groupes de travail spécifiques. L'ensemble du personnel devait être formé à l’utilisation du système. Et un serveur et un support basés aux États-Unis étaient nécessaires pour se conformer aux règles de l' «Internal Revenue Service » (IRS) .

SOLUTION

Exela a déployé sa Digital Mailroom (DMR – Salle de courrier numérique) à Irving, au Texas. Le portail web de la DMR facile à utiliser permet au client de consulter et de suivre immédiatement le contenu du courrier. La solution a également permis la numérisation du courrier et au client d'envoyer les fichiers numériques à des groupes de travail et de les acheminer aisément vers d'autres utilisateurs.

Nous mettons également en place des alertes et des rapports pour le courrier non ouvert – y compris sa destruction, au besoin – en fonction des directives du client.

Pour minimiser les risques en matière de sécurité et la maintenance utilisateur, nous avons installé les outils d'authentification Single Sign-On (SSO), qui permettent aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications à l'aide d'un seul ensemble d'identifiants de connexion, et Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), un protocole d'accès et de maintenance des services de répertoire.

AVANTAGES

• 80 000 utilisateurs intégrés en 60 jours

• Réduction des coûts immobiliers grâce au transfert des opérations de la salle du courrier vers la Digital Mailroom

• Réduction des coûts de main-d'œuvre grâce à la diminution du temps passé par les employés à traiter le courrier

• Réduction des risques grâce à un meilleur contrôle du courrier physique et numérique
  Gain de temps grâce à la distribution numérique du courrier