La Digital Mailroom Exela a amélioré les délais de traitement et réduit les coûts

Défi

Medicaid et le Children's Health Insurance Program, des organismes basés aux États-Unis, fournissent une couverture médicale à plus de 4 millions d’habitants du Texas à faible revenu. Le système exige le traitement de milliers de documents par jour. Mais le responsable du traitement pour le Texas avait rompu son contrat.

Le gouvernement de l'État ayant mis fin au contrat, il a dû trouver un autre prestataire de services. L'État a demandé à Exela d'assurer la dématérialisation de toutes les demandes, vérifications, autorisations préalables et correspondances.

Exela a dû effectuer une migration directe et traiter 35 000 transactions le premier jour, tout en respectant des délais d'exécution de huit heures pour certaines transactions. Il n'y avait pas de temps pour une phase de démarrage ou d´apprentissage. Infrastuctures, personnel et systèmes devaient être entièrement en place, testés et prêts à être mis en service immédiatement afin de maintenir un niveau de service strict.

SOLUTION

Exela a mis en place une solution qui utilise la plateforme Digital Mailroom (DMR). Grâce à une planification minutieuse et une méthodologie de déploiement éprouvée, nous avons testé la capacité de traitement et la précision de la DMR en faisant fonctionner le système sur un double ensemble d'apprentissage (training set).

La réussite de ce test a permis d'assurer une transition fluide. Grâce à un modèle prouvé et testé, la solution d’Exela a été lancée sans problème dès le 1er jour, traitant 100 % des volumes comme prévu. L'année suivante, les niveaux de service d'Exela ont continué à évoluer de manière positive, ce qui a permis d'améliorer les délais de réponse et de réduire considérablement les coûts pour l'État du Texas.

AVANTAGES

• Réduction des coûts

• Amélioration des délais de traitement des demandes

• 100 % de conformité pour la qualité de l'image

• 100 % de conformité pour la qualité de l'indexation