La Digital Mailroom pour les agents immobiliers

Un service qui permet de réduire les coûts, d'accroître l'efficacité, d'améliorer le climat de travail et de veiller au respect de la réglementation.

Les agents immobiliers ont la vie dure. Les vendeurs demandent toujours plus d'argent que les acheteurs ne veulent en dépenser, rester à la pointe de la technologie est une course sans fin, et la concurrence des nouveaux acteurs du marché se fait de plus en plus pressante. Les agents doivent utiliser tous les atouts à leur disposition.

La Digital Mailroom (DMR) d'Exela offre une multitude d’avantages indéniables. La DMR ne peut pas influer sur les prix de l'immobilier ni vous apporter des acheteurs fortunés, mais elle peut contribuer au bon déroulement de vos opérations et vous faire gagner du temps, de l'argent et des soucis en moins.

Les centres de courrier de la DMR reçoivent votre courrier, le numérisent et l’envoient sur un portail Web sécurisé où vous pouvez le consulter, le retrouver et le partager sur n'importe quel appareil connecté à Internet. Les différents sites du service DMR vous permettent de créer des adresses virtuelles dans le monde entier afin de toucher des acheteurs dans plusieurs pays.

De plus, la DMR offre aux agents :

Efficacité

« Imaginez un système qui améliore l’efficacité de vos activités et de vos processus », déclare le magazine Realtor. « Pour certains agents, cette démarche implique de se passer de papier en numérisant tous les documents physiques et en les stockant sur un compte sécurisé basé sur le cloud » – surtout s'il est possible de les rendre indexables : « Le manque d'accès aux données et leur disponibilité ont toujours été une préoccupation majeure [dans l'immobilier] », explique le cabinet de conseil aux entreprises Deloitte. La DMR rend tout le contenu de votre courrier accessible et disponible.

Réduction des coûts

L'externalisation du traitement du courrier vers un centre DMR libère un espace de travail précieux dans votre bureau. De plus, le courrier numérique occupe beaucoup moins d'espace de stockage que le papier, sans parler des meubles coûteux et volumineux comme les armoires de bureau. « Avec un espace de bureau allégé », explique Realty Times, « vous paierez un loyer moins élevé à la fin du mois. D'autres frais tels que les factures d'électricité et de chauffage ou encore de climatisation diminueront également en conséquence. »

Conformité et sécurité

« La conservation de tous les dossiers est une obligation incontournable pour les agents immobiliers », déclare D. Keith Dunnagan, avocat chez BPE Law, un cabinet d'avocats qui s'occupe de la conformité dans le secteur de l'immobilier. « Ces dossiers n'ont pas besoin d'être conservés sous forme physique, mais ils doivent être des copies exactes des originaux. Les copies scannées répondent à cette norme. » La sécurité absolue de DMR (la société indépendante de sécurité des applications Veracode a certifié sa résistance aux vulnérabilités) permet de conserver vos dossiers en toute sécurité tout en protégeant la confidentialité des clients.

Nouveaux clients

« Pensez à passer à la vitesse supérieure avec les adresses virtuelles », explique Realty Times. « [établir ces adresses] est crucial, car les dernières tendances ont changé à la fois les consommateurs & les agents. » Les centres de courrier de la DMR peuvent devenir vos adresses virtuelles, ce qui vous permet d'étendre votre activité à d'autres villes et pays.

Avantages

• Pratique : Consulter et gérer le courrier en ligne, où que vous soyez

• Sécurité : Le portail DMR protège les documents contre toute perte ou destruction.

• Contrôle : Seul le destinataire peut gérer chaque document

• Compatibilité : La DMR s'intègre aux systèmes de gestion de documents en aval

• Durabilité : Les processus numériques réduisent le gaspillage de papier

• Transparence : Grâce au suivi dynamique de la chaîne de possession DMR.

• Conformité : La DMR vous aide à respecter la réglementation exigeant une adresse physique, et non une boîte postale.

• Collaboration : Partagez facilement des documents avec les télétravailleurs

• Continuité : Poursuivez les activités de l'entreprise même en déplacement ou pendant un déménagement.

• Rapidité : Le système est rapidement déployable

Un service qui vous donne plus de temps, de ressources et de liberté pour travailler avec vos clients.

En tant que courtier, vous devez jongler avec des tâches qui vont de la satisfaction des demandes des clients à l'adaptation aux nouvelles technologies. La dernière chose dont vous avez besoin, c'est de perdre du temps à ouvrir, trier et classer le courrier, ou à fouiller dans les classeurs à la recherche d'une ancienne correspondance et à éplucher page après page pour trouver des données ou des chiffres.

La Digital Mailroom (DMR – Salle de courrier numérique) d'Exela vous délivre de ce fardeau. Ce service accélère les communications et simplifie la recherche de données stratégiques, ce qui vous permet de mieux faire votre travail.

Les centres de courrier DMR reçoivent votre courrier, le numérisent et l’envoient sur un portail Web sécurisé. En utilisant le portail, vous pouvez consulter, rechercher, partager et stocker votre correspondance depuis n'importe où dans le monde et sur n'importe quel appareil connecté à Internet.

Service client

La DMR transfère le courrier papier et les autres documents de vos clients en version numérisée sur le Web afin que vous puissiez y accéder où que vous soyez. La DMR classe et indexe également le courrier, ce qui vous permet de retrouver rapidement et facilement tous les messages ou contrats – ou des passages de ceux-ci. Résultat : Vous pouvez satisfaire un plus grand nombre de clients plus efficacement.

Trouver de nouveaux clients

La DMR vous aide à atteindre des prospects et des clients potentiels où qu’ils soient. Si les clients d'une autre région préfèrent envoyer le courrier à une adresse locale, ils peuvent envoyer leurs documents au centre DMR le plus proche. Leur courrier arrivera rapidement et il sera à votre disposition en ligne peu après, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera de faire attendre un client potentiel.

Réduire les coûts

L'externalisation du traitement du courrier vers un centre DMR libère un espace de travail précieux dans votre agence immobilière. Le courrier numérique occupe beaucoup moins d'espace que le papier, sans parler des meubles coûteux et volumineux comme les armoires de bureau. Vous économisez également du temps de travail en nous laissant nous occuper de tout ce papier.

Sécurité

Vos clients vous confient des informations confidentielles sur leur vie privée et leurs affaires. Les centres de courrier DMR sont conformes à la loi HIPAA ; l'American Institute of Certified Public Accountants a certifié les centres avec sa norme de sécurité SSAE-18 ; et la société indépendante de sécurité des applications Veracode a certifié la résistance de la DMR aux vulnérabilités numériques.

Avantages

• Efficacité : Le courrier numérisé permet de réduire la paperasserie

• Pratique : Consulter et gérer le courrier en ligne, où que vous soyez

• Sécurité : Le portail DMR protège les documents contre toute perte ou destruction

• Durabilité : La numérisation permet de réduire les déchets papier

• Collaboration : Partagez facilement des documents avec les télétravailleurs

• Continuité : Maintenez la fluidité du travail même lorsque vous n'êtes pas au bureau

• Contrôle des coûts : Gagnez du temps et utilisez au mieux votre espace

• Rapidité : Le système est rapidement déployable

• Intelligence : Trouvez rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin