Digital Mailroom
Meilleure distribution du courrier – Meilleure sécurisation du courrier
La Digital Mailroom (DMR) est la solution de traitement et de numérisation du courrier d'Exela. Elle propulse les services de courrier traditionnels dans le 21e siècle en s'appuyant sur l'une des plateformes de numérisation les plus rapides au monde, sur une puissante technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) et sur le portail DMR, qui permet d'accéder au courrier physique en version électronique, dans un format semblable aux e-mails.
La Digital Mailroom offre de nombreux avantages par rapport aux systèmes traditionnels de distribution du courrier papier, notamment :
- Continuité des activités
- Sécurité des données renforcée
- Accès au courrier plus rapide
- Contenus indexables
- Partage instantané des contenus
- Suivi des volumes de courrier
- Suivi de la chaîne de contrôle
Fonctionnement de la Digital Mailroom
Le courrier est transmis à l'un des 28 centres de traitement du courrier certifiés SSAE-18 d'Exela aux États-Unis pour y être traité. Nous ouvrons et numérisons tous les courriers et les envoyons sur le Portail DMR pour une distribution dans les 24 heures suivant leur réception (sauf jours fériés et week-ends).
Il existe trois types de rôles pour les utilisateurs :
Client Admin: Rôle restreint, accès aux rapports, aux tableaux de bord administratifs (tous les sites), à la configuration et au paramétrage des utilisateurs.
Mail Admin: Accès aux dossiers d'exception et aux dossiers divers pour examiner et distribuer le courrier non attribué à une ou plusieurs personnes ou à un groupe spécifique.
Mail User: Tous les utilisateurs enregistrés qui ont un accès actif aux dossiers.
Nous envoyons le courrier numérisé sur le portail DMR afin que le ou les utilisateurs désignés puissent le consulter. Ces utilisateurs peuvent effectuer des actions telles que transmettre, envoyer, supprimer, marquer comme indésirable, déplacer vers un dossier, ajouter une étiquette et demander un envoi physique.
Avantages
Déploiement en seulement 10 JOURS
- Plus grande efficacité et meilleur contrôle des processus
- Accès directement sur le cloud, à tout moment et en tout lieu
- Intégration complète des flux de travail en aval
- Transparence et rapports améliorés
- Meilleure gestion des informations
- Conformité et sécurité améliorées
- Piste d’audit complète et chaîne de traçabilité
Sécurité des Données
Nous traitons tous les documents dans des installations hautement sécurisées dotées d'un système de vidéosurveillance, de contrôles d'accès par badge, de scanners biométriques dans les centres de données, de salles sécurisées pour les équipements à usage réglementé et classifié, d'alarmes de détection de portes ouvertes ainsi que d'autres mesures de sécurité. Toutes les données sont stockées dans des formats chiffrés et leur accès est limité en fonction du degré de nécessité et de la répartition des tâches. Les données sont séparées de manière logique, et les données des clients ne sont jamais mélangées. La destruction des documents et la conservation/l'élimination des copies numériques se font conformément aux exigences du client.
Les installations d’Exela sont certifiées dans le cadre du programme Veracode VERIFIED, la certification de sécurité la plus élevée du secteur. L'équipe en charge de la sécurité de l'information d'Exela effectue des tests mensuels de vulnérabilité, et un organisme tiers effectue des tests d’intrusion annuels. Exela applique des protocoles documentés de continuité des activités et de reprise après sinistre qui incluent des contrôles stricts de la sécurité des informations.
