Huit moyens de faire des économies sur le courrier et les expéditions

Des conseils pour réduire vos coûts d'emballage, de livraison, etc.

Vous dépensez beaucoup en courrier et autres expéditions ? Ce n’est pourtant pas une obligation.

Toute personne qui a déjà envoyé un colis ou du courrier sait que les coûts peuvent être importants. En 2019, dans sa 23e étude annuelle Third-Party Logistics, l'industrie de la logistique a constaté que les frais d'expédition et les frais connexes absorbent 11 % du chiffre d'affaires des entreprises. Et cette tendance est à la hausse. « Les experts estiment que ces coûts représenteront bientôt plus de 15 à 20 % de votre chiffre d'affaires net total », déclare Will Schneider, fondateur du réseau de services B2B InsightQuote.

Comment déjouer le système et ne pas dépenser autant ?

1. Utilisez des emballages plus petits

« Expédier un coussin coûte plus cher qu’un poids de 9 kilos », indique la société de services aux entreprises SFWP. Pourquoi ? Parce que le coussin est plus volumineux.

Le blogueur Najam Ahmed de Cloudways, une autre société de services, explique : « Certaines entreprises facturent davantage en fonction de la taille de la boîte. Si l'article à envoyer est léger, il n'y a aucune raison de l'emballer dans un grand carton. Utilisez de plus petits cartons et vous pourrez faire des économies conséquentes. »

2. Évitez de surcharger l’envoi

Bien que la taille d'un envoi influe plus sur les frais d'expédition que son poids, ce dernier a son importance, même pour les petits objets. « Si votre graphiste vous suggère un papier très épais pour une campagne, procurez-vous un échantillon du papier et de l'enveloppe à envoyer, pesez-les et renseignez-vous sur les coûts d’expédition. Si le poids du document augmente les frais de port, demandez à vos créatifs de trouver une alternative plus légère », explique Janet Attard, fondatrice et directrice générale du site de conseil aux entreprises Business Know-How.

3. Expédiez au plus proche

Un envoi sur une longue distance coûte plus cher qu'un envoi au plus proche. « Pour réduire les frais d'expédition, vous pouvez réduire la distance de la livraison », explique Matt Ellis, de la société de traitement des ventes Ecomdash.

Que faire si vous devez absolument expédier un produit à des clients loin de vos bureaux ? Vous pouvez avoir besoin d'installations qui se chargent de l’emballage et de l’expédition à proximité de vos clients. Si, comme la plupart des petites entreprises, vous n'avez pas d'entrepôts dans tout le pays, vous pouvez faire appel à une société spécialiste de la gestion des commandes ou de la logistique. (Voir section 7 ci-dessous.)

4. Utilisez les emballages du transporteur

Vous pouvez vous procurer des enveloppes et des boîtes d'expédition gratuites auprès de FedEx, UPS et d'autres transporteurs. « De nombreux rapports d'entreprises du secteur du e-commerce affirment que l'utilisation des boîtes fournies par les sociétés d'expédition leur a permis d'économiser 60 % sur les montants dépensés pour leurs emballages », indique SFWP.

5. Choisissez le bon matériau de calage.

Le papier bulle, les coussins de calage et les cacahuètes d'emballage sont parmi les solutions les plus légères pour vos colis. Mais ils peuvent être encombrants, ce qui vous oblige à utiliser des cartons plus grands et augmente vos coûts. Le papier est moins volumineux, mais il est plus lourd que les autres solutions. Considérez tous ces facteurs lorsque vous choisissez votre matière de calage.

Mais ne soyez pas trop pingre. Prenez le papier bulle : Vous pourriez être tenté de lésiner sur la quantité, car son volume peut augmenter le volume du colis et donc faire gonfler vos coûts ; mais c'est l'un des meilleurs matériaux pour protéger le verre et les objets fragiles. En dépensant plus pour un calage efficace, vous éviterez que les objets fragiles ne se brisent pendant le transport et ne vous obligent à rembourser vos clients ou à envoyer des articles de remplacements.

6. Négociez vos tarifs

« De nombreuses petites entreprises ne réalisent pas qu'elles disposent d'une certaine marge de manœuvre pour négocier les tarifs », explique Cloudways.

Les transporteurs sont évidemment davantage disposés à négocier des réductions avec les clients qui expédient un grand nombre de colis. « Si vous envoyez plus de 100 commandes par mois, un transporteur sera prêt à négocier de meilleurs prix pour vous garder comme client », explique The Fulfillment Lab, une société de logiciels et de marketing pour les expéditions. « Contactez les différents transporteurs et renseignez-vous sur les volumes requis pour qu'ils proposent des tarifs plus avantageux. » Conseil de Pro : Plus vous contactez de transporteurs, plus vous serez en position de négocier.

7. Faites payer les frais de port à vos clients

Les acheteurs espèrent toujours que la livraison sera gratuite. Voici la conclusion d'enquêtes menées par le spécialiste de l'envoi postal Pitney Bowes, le cabinet de recherche Digital Commerce 360 et la National Retail Foundation, un groupe industriel. Les acheteurs aiment tellement la gratuité des frais de port qu'ils sont prêts à payer pour en profiter – même si leur montant est inclus dans le prix de vos produits.

Vous pouvez ainsi « répercuter le coût [de l'expédition] sur les clients », explique Paul Birkhead, PDG de la société technologique de e-commerce Eniture. « Cette stratégie permet d'offrir des frais de port “gratuits” tout en récupérant les montants engagés dans le prix total de la commande. »

8. Pensez à faire appel à une société de logistique ou d'exécution des commandes.

Les entreprises de logistique et d'exécution des commandes stockent vos produits dans leurs entrepôts puis les expédient à vos clients au fur et à mesure que les commandes arrivent. Ces entreprises expédient un nombre important de colis à autant de clients et peuvent donc négocier des remises plus importantes auprès des transporteurs.

Pour choisir un prestataire de services logistiques ou d'exécution des commandes, intéressez-vous aux aspects suivants :

• Tarifs. Les entreprises de logistique et d'exécution des commandes offrent tellement de services que les tarifs peuvent êtres compliqués à comprendre. Assurez-vous que la structure des prix est transparente et qu'il n'y a pas de coûts cachés.

• Technologie. Pour qu'une entreprise puisse exécuter les commandes de vos clients avec rapidité et précision, elle doit être capable de traiter d'immenses quantités de données complexes efficacement. Ses systèmes doivent également s'intégrer harmonieusement aux vôtres.

• Évolutivité. Il est possible que votre entreprise enregistre davantage de commandes à l'occasion de fêtes ou de saisons particulières, ou que votre entreprise se développe au fil du temps. Votre fournisseur de services pourra-t-il suivre le rythme ?

• Emplacements. Lorsque les clients commandent un produit, ils veulent le recevoir rapidement. Il arrivera probablement plus rapidement si l’entrepôt de stockage est situé dans sa ville ou sa région. Recherchez des entreprises de traitement des commandes et de logistique disposant du plus grand nombre de sites possible.

• Des clients comme vous. Vous aurez besoin d'un prestataire de services ayant déjà travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre. Si une société de gestion des commandes ou de logistique collabore déjà avec vos concurrents ou d'autres entreprises de votre secteur, elle saura probablement comment vous satisfaire.

9. Économisez de l'argent sur le courrier que vous recevez

Tous les précédents conseils portaient sur le courrier et les colis que vous envoyez, mais le courrier que vous recevez vous coûte aussi de l’argent. Mais vous pouvez réduire ces coûts.

Lorsqu’un courrier ou un colis arrive à votre bureau :

1. Quelqu'un doit être présent pour signer l’accusé de réception.

2. Tous les colis & courriers, même ceux qui ne nécessitent pas de signature, doivent être triés, ouverts et acheminés avant d’être classés.

3. Quelqu'un peut également être amené à les photocopier, à distribuer les photocopies et à s'occuper des tâches annexes.

4. En plus de ces coûts de main-d'œuvre, vous payez également des coûts d'équipement. Les meubles de rangement, les photocopieuses et autres équipements sont onéreux.

5. Il en va de même pour le loyer de l'espace qu'ils occupent, l'électricité pour faire fonctionner les machines toute la journée, l'encre et le papier pour les photocopies et impressions, etc.

Une salle de courrier numérique comme la Digital Mailroom est un moyen simple et rapide de réduire ces coûts. La Digital Mailroom Exela reçoit votre correspondance et autres documents entrants, les numérise en fichiers indexables, consultables et partageables, et les envoie sur un portail Web sécurisé.

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Que vous dépensiez beaucoup d’argent pour envoyer ou recevoir du courrier, vous pouvez facilement réduire ces coûts et économiser beaucoup d’argent. Si vous souhaitez savoir comment réaliser des économies sur votre courrier entrant, il vous suffit de cliquer ici.