Bureaux dématérialisés : Pourquoi, comment et où faire des économies

Conseils & astuces pour s'enrichir tout en sauvant la planète

Se débarrasser du papier et passer au numérique est bon pour l'environnement. Cette démarche permet d’épargner des arbres, de réduire les déchets ainsi que l'empreinte carbone d'une entreprise.

Et vous pouvez même faire des économies.

• Selon Consumer Reports, l'encre pour imprimante coûte environ 6 400 $ le gallon (4,5 L), soit plus de deux fois le prix du champagne Dom Pérignon.

• « Certaines petites entreprises peuvent dépenser jusqu'à 2 500 dollars par mois rien qu'en fournitures de papeterie », indique le site Web AcademicWritingWeb.

• Il y a plus de dix ans, PriceWaterhouseCoopers a calculé que le classement d'un document papier coûtait 20 dollars, la recherche d'un document mal classé 120 $ et 220 $ pour la reconstitution d'un document perdu – et ces coûts ont augmenté depuis.

• Il faut également ajouter le montant de l'achat, de l'entretien et de la réparation des imprimantes, des classeurs et autres meubles de stockage, mais aussi le temps de travail consacré à l'impression.

Le numérique est également plus fiable et sécurisé que le papier. « Les documents numériques peuvent être rendus illisibles [pour les pirates] grâce au chiffrement. Ils peuvent également être protégés afin qu’ils ne soient ni imprimés, copiés ou partagés. Les contrôles d'accès peuvent spécifier les privilèges de consultation à un niveau de granularité important. Les pistes d'audit indiquent qui a accédé à quels documents et à quel moment. En revanche, le niveau de sécurité d’un document papier dépend simplement de sa proximité avec une photocopieuse », explique Brian Bogie, directeur du marketing dans le secteur des soins de santé chez Sage Intacct.

L'accès aux documents est un autre problème. Vous ne pouvez lire un document papier que si vous vous trouvez à proximité immédiate. Les documents numériques n’imposent pas ce genre de limites physiques. L'avocat et spécialiste du marketing Willie Peacock évoque « l'énorme avantage de pouvoir travailler n'importe où, à n'importe quel moment ». Il explique : « Pour moi, concrètement, cela signifie que je suis allé aux Philippines l'année dernière pendant un mois et que j'ai géré mon cabinet sans que personne ne sache que j'étais à l'autre bout du monde. »

Maintenant que vous savez que le numérique est plus économique, plus sûr et plus pratique que le papier, quelle est la meilleure façon de procéder ?

Impliquez vos employés

« La chose la plus importante à garder à l'esprit pour passer au zéro papier est que cette transition exige que tous les membres de votre équipe prennent de nouvelles habitudes », explique Stephanie Shalofsky, spécialiste de l’organisation au bureau. Certaines personnes, dit-elle, « [seront] résistantes au changement, car plus à l'aise avec un système papier et seront, au départ, peut-être dépassées par le nouveau système. » « Heureusement », selon le coach en productivité Tom Roedl, « il est possible de remédier à ce type de comportements… en adoptant des pratiques dématérialisées progressivement. » 

En plus du déploiement progressif de ces nouvelles technologies :

• Répondez aux envies des employés. « Cherchez à savoir pourquoi les employés voudraient réduire le papier au bureau et lancez des initiatives concrètes autour de ces thématiques », écrit le journaliste spécialisé dans les technologies Keumars Afifi-Sabet, citant un rapport de la société de gestion de données Nektar. 

• « Parlez-leur du temps, de l'énergie, des efforts – sans parler du papier – qu'ils économiseront en gérant leurs documents et leurs communications en ligne », précise Karensa Maton, responsable des produits de la société d'automatisation des documents Datagraphic.

• « Formez vos employés aux processus que vous avez instaurés, notamment aux conventions de nommage et de classement, à la réception des documents, à leur archivage et à la navigation dans votre système de gestion des documents », explique Kara Rayburn, directrice mondiale du marketing chez Alaris, la division en charge de la gestion de l'information de Kodak. 

• “Train your staff on the processes you’ve established, including naming and filing conventions, document intake, back-filing, and navigating your document management system,” says , global manager of portfolio marketing and web at Alaris, Kodak’s information-management division.

• « Si les imprimantes sont toujours faciles d'accès pour votre équipe, elles continueront d’être utilisées », écrit Max Freedman, rédacteur chez Business.com. « Mais si vous les faites disparaître des bureaux et les remplacez par des imprimantes en réseau centralisées reléguées dans des zones dédiées, vous pourrez en limiter l’utilisation. » 

Utilisez un système de gestion des documents (DMS)

Un DMS est un logiciel qui permet aux utilisateurs de stocker et d'organiser des documents sous forme numérique. Un bon DMS garantit que « les fichiers, au lieu de se perdre, soient accessibles de n'importe où et à n'importe quel moment, permettant à votre équipe d'accéder plus facilement aux informations dont elle a besoin », explique Chris Ogletree, chef de projet marketing digital pour la société de gestion de la gouvernance environnementale et sociale Goby.

Comment choisir le bon DMS pour votre entreprise ? « Faites une liste des fonctions indispensables » du DMS de vos rêves, dit Lindsay Sommers, responsable marketing de la société de logiciel de suivi du temps de travail Timesheets.com. « Doit-il inclure une suite RH ? Avez-vous besoin d'un suivi du temps de travail et des dépenses ? Voulez-vous suivre les projets ? »

Une fois que vous connaissez vos besoins, « commencez aussi simplement que possible ». Beaucoup d'entreprises optent pour des systèmes dotés d'une tonne de fonctionnalités, mais qui ne répondent pas bien aux besoins fondamentaux », explique Paul du Bois, fondateur et PDG de la plateforme de développement d'applications Appenate.

Parmi les systèmes de gestion de documents les plus populaires, on trouve Google Drive, Dropbox et OneDrive de Microsoft. Moins connus, mais également très appréciés, Alfresco, DocuWare, eFileCabinet et M-Files (dont la facilité d'utilisation est souvent saluée).

Une fois votre DMS en place, vous devez scanner, numériser et télécharger vos documents papier ainsi que toutes les archives plus anciennes que vous souhaitez conserver. Pour cette tâche, vous aurez besoin d'au moins un scanner. Exela dispose d’une large gamme de scanners à grande vitesse.

Si vous n'êtes pas au bureau et que vous ne pouvez pas utiliser votre scanner, vous avez besoin d'une application mobile. Les leaders en la matière sont Adobe Scan, que le New York Times et d'autres experts ont qualifié de meilleure application de numérisation, Office Lens de Microsoft, une application particulièrement adaptée aux utilisateurs d'Office 365, et Genius Scan, une option moins connue, mais très prisée. Bonus : Ces applications sont toutes gratuites.

Autres moyens de se passer de papier

• Accepter les signatures électroniques. 

« Lorsque vous pensez au temps et aux efforts que vous consacriez à la gestion des contrats papier, vous vous rendez compte que cela représente trop de travail », déclare Eralp Arslan, spécialiste du marketing numérique pour la société de formulaires en ligne JotForm. « Vous recevez le document, l'imprimez, le signez puis le scannez pour le renvoyer. Il n'y a aucune raison d’y consacrer du temps alors que les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures manuscrites. » Pour en savoir plus sur les signatures électroniques (e-signatures), découvrez DrySign d'Exela. Exela’s DrySign.

• Communiquer sans papier.

L’e-mail est le déjà moyen le plus courant de communiquer en dématérialisé, mais ce n'est qu'un début. La messagerie instantanée de Slack permet par exemple des échanges plus fluides et plus conviviaux. Basecamp est un autre outil de communication très répandu, qui se présente comme « la boîte à outils tout-en-un pour le travail à distance ». Teams de Microsoft reste le dernier venu, mais est en plein essor.

• Facturer par voie électronique.

« La nécessité d'échanger physiquement de l'argent est révolue », déclare Dan Martell, entrepreneur et spécialiste du capital-risque. Comme l’explique Tom Roedl, « Les services de paiements en ligne vous permettent d'accepter les paiements dématérialisés de vos clients. Ils proposent des modèles de factures ainsi qu’un d'un système d'enregistrement intégré. » Parmi les plateformes de paiement dématérialisé les plus appréciées on trouve Freshbooks, Zoho Invoice, Invoice2Go (particulièrement adapté à la facturation depuis des appareils mobiles), Xero et Wave (souvent considéré comme le meilleur logiciel de facturation gratuit).

• Prendre des notes à l'écran.

Avec la bonne application sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur portable, « nous pouvons prendre des notes numériques et les partager sur différentes plateformes », explique Meara Hamidiani, responsable de la stratégie de contenu chez Proxyclick, une entreprise spécialisée dans la sécurité des entreprises. « Il est possible de le faire sur de nombreux appareils, ajouter des utilisateurs pour modifier les notes, et les présenter de façon graphique. » La référence en la matière est Evernote, qualifiée de « meilleure application de prise de notes ». Pourtant, certains professionnels préfèrent Google Keep, et d'autres apprécient Microsoft OneNote.

• Confier le traitement de votre courrier aux employés d'une autre entreprise.

« Ils peuvent recevoir, numériser et remettre votre courrier au bon destinataire ou l’envoyer directement dans un flux de travail », explique la société de gestion de documents Datamation. Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez la Digital Mailroom Exela. 

« Si vous êtes anxieux à l’idée de cette transition [vers cette technologie], ne soyez pas inquiet », assure Lindsay Sommers, de Timesheets.com. « Testez les nouveaux logiciels avec des employés en qui vous avez confiance. Si le logiciel propose un essai gratuit, profitez-en pour laisser vos équipes le tester et vous faire part de leurs commentaires au fur et à mesure de leur utilisation. Autoriser un petit groupe de vos employés à tester le logiciel vous aidera à résoudre les problèmes avant de le montrer au reste de l'équipe. »

– – –

Un dernier mot sur la réduction de votre consommation de papier : vous prendrez de l’avance sur vos concurrents. En 2018, le développeur de logiciels Foxit a interrogé 3 500 chefs d'entreprise sur leur utilisation du papier : « Un peu moins de la moitié des personnes interrogées, soit 44,23 %, ont déclaré utiliser quotidiennement le papier au bureau, seuls 2 % indiquent ne jamais l'utiliser. » asked 3,500 business leaders about their paper use: “Just under half of the responses, at 44.23%, said that they use paper in their position on a daily basis, with only two percent admitting they never use paper.”

Êtes-vous prêt à faire partie des 2 % de leaders ?