La numérisation pour une meilleure sécurisation des documents : 4 arguments

N’archivez plus vos documents papier, numérisez-les.

Pour toute entreprise, la gestion des documents est un aspect essentiel. C'est un facteur critique de la protection de la propriété intellectuelle, des informations personnelles, et même des projets inachevés ou imparfaits. Chaque service de votre entreprise utilise des documents, et la sécurité globale de votre organisation dépend de celle du maillon le plus faible.

Ce maillon pourrait être en papier mâché. Les documents papier peuvent être perdus, mal classés, volés, endommagés ou partir en fumée sans laisser de trace. C'est une menace pour la sécurité qui risque à tout moment de se produire.

Mais si vous transformez les documents papier en actifs entièrement numériques – pas en simples images scannées – vous pouvez :

• Appliquer des protocoles et des procédures de sécurité adaptés dans l'ensemble de l'entreprise

• Garantir la conformité

• Réduire les risques commerciaux

• Favoriser une collaboration sécurisée entre collaborateurs

• Permettre un accès plus facile (mais contrôlé) aux informations stratégiques

• Renforcer la sécurité et la traçabilité des documents

Voici quatre raisons pour lesquelles la numérisation des documents peut améliorer la sécurité de vos données.

1. Rédaction numérique

Grâce aux outils de gestion des documents numériques, vous pouvez expurger rapidement et efficacement les informations sensibles des documents importants. Un outil particulièrement utile pour les cabinets juridiques. Certains outils utilisant des fonctionnalités d'IA avancées, notamment la technologie JET Engine d'Exela, utilisent la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour identifier les informations sensibles et les expurger automatiquement de documents pour gagner un temps précieux et améliorer considérablement l'efficacité du processus. Les commandes de rédaction automatisées, telles que la « batch redaction », sont tout simplement impossibles avec des documents papier.

2. Structuration des permissions

Une fois que vous avez numérisé des documents, vous pouvez contrôler qui y a accès ou non et comment les employés et les personnes concernées peuvent interagir avec eux. Vous pouvez le faire en créant des rôles ou des groupes hiérarchisés au sein du système de gestion des documents, en accordant à chaque groupe différents niveaux d'accès aux documents confidentiels ou protégés.

Avec cette configuration vous contrôlez :

• Qui peut apporter des modifications au document

• Qui peut voir, mais pas modifier le document

• Qui n’a pas du tout accès au document.

Bonne chance pour le faire avec des documents papier !

3. Outils de révision et signature numérique

La plupart des documents sont révisés plusieurs fois avant la version finale. En fonction de la nature du document et de la taille de l'entreprise, il existe entre cinq et cent versions d'un document, sous une forme ou une autre. Si ces versions sont imprimées sur papier, les processus de révision et d'approbation peuvent menacer la sécurité des informations. Plus on imprime de brouillons d'un document, plus il y a de chances qu'un exemplaire échappe à la déchiqueteuse ou tombe entre de mauvaises mains, exposant ainsi des données confidentielles. Un système de gestion des documents numériques centralisé permet non seulement de sécuriser les documents, mais également de s'assurer que les employés utilisent la version la plus récente ou adéquate de chaque document, empêchant ainsi la diffusion d'informations inexactes ou trompeuses.

4. Sauvegardes sécurisées

Les documents numériques sont beaucoup plus faciles à sauvegarder et à protéger que les documents papier. Vous pouvez placer vos fichiers numériques dans un cloud sécurisé. Vous pouvez également regrouper les fichiers sauvegardés dans une structure de fichiers logique en fonction des privilèges d'accès, et les chiffrer pour encore plus de sécurité. De nombreux outils de gestion de documents peuvent s'intégrer sans problème aux sauvegardes sécurisées, assurant ainsi une meilleure continuité des activités tout en préservant les autorisations et les paramètres de sécurité critiques.

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La numérisation des documents n'est pas seulement un bon moyen de protéger les informations. C'est également un excellent début pour toute entreprise qui souhaite tirer parti de l'automatisation, appliquer des mesures de sécurité supplémentaires dans toute l'entreprise et lancer d'autres initiatives pour sa transformation numérique.

Le courrier est un excellent point de départ, un flot de papier qui doit être rapidement numérisé. Pour en savoir plus, découvrez la Digital Mailroom Exela.