Finanzdienstleistungsunternehmen muss Poststellen konsolidieren und Dokumente digitalisieren

Exelas Digital Mailroom optimierte Prozesse und senkte die Kosten.

HERAUSFORDERUNG

Der Kunde, ein Finanzdienstleistungsunternehmen, stand vor einer gewaltigen doppelten Herausforderung: Die geschlossenen Hypothekenbücher mehrerer Finanzdienstleister zu verwalten und sicherzustellen, dass die Anbieter ihre Kunden weiterhin fair behandeln, ihnen einen hervorragenden Service bieten und sie in finanziell schwierigen Zeiten unterstützen.

Der Kunde musste die vielfältigen Prozesse der Anbieter, die an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Technologien von Mitarbeitern mit diversen Methoden und Geschäftsethiken abliefen, in Einklang bringen. Außerdem musste der Kunde auch die Prozesse durch die Digitalisierung aller  Arten und Kanäle der Korrespondenz verbessern.

LÖSUNG

Exela setzte Hochgeschwindigkeits-Open-Track-Scannen ein, das gemischte Dokumente mit unterschiedlicher Qualität verarbeiten, klassifizieren und von Papier in ein digitales Format konvertieren konnte. Der Prozess nutzte sowohl die Technologie als auch gut ausgebildete Mitarbeiter (im Rahmen eines Managed Outsourcing-Vertrags) aus der Poststelle von Exela.

Wir bearbeiteten alle Dokumente, die per Post und Kurier von den Betriebsstandorten des Kunden kamen. Die Post und Pakete enthielten wichtige Sendungen wie die Verträge des Kunden, die wir gescannt und an den Kunden weitergeleitet oder durch Ersatzdokumente ersetzt haben.

Unsere Postdienste beinhalteten:

• Konsolidierung von drei verteilten Poststellen zu einer zentralen Poststelle, die täglich 5000 Sendungen verarbeitet

• Öffnen, Vorbereiten, Scannen und Indizieren von Sendungen innerhalb der Workflow-Plattformen des Kunden

• Klassifizierung der Poststücke und Verteilung an über 200 Endpunkte 

• Automatisierung der Systemen für eine durchgängige Bearbeitung

Wir digitalisierten Dokumente nach vom Kunden genehmigten Verfahren, und stellten sie dem Kunden durch nahtlose Integration in seine Systeme zur Verfügung. Um die Dokumentenindizierung und -klassifizierung für die große Anzahl von unstrukturierten und Freitextdokumente zu automatisieren, haben wir „Fuzzy Logic“ und Worterkennungs-Lerntechnologie verwendet.

Um die Mitarbeiter des Kunden beim Erlernen der neuen Verfahren zu unterstützen, hat Exela zwei Monate lang ein eigenes Team im Kundenstandort stationiert. Wir richteten die Poststelle mit dem Kunden ein und verwalteten sie, während er die Workflow-Plattform eines Drittanbieters installierte. Exela, der Kunde und der Anbieter der Workflow-Plattform arbeiteten zusammen, um dem Kunden zu helfen, seine Ziele zu erreichen.

In der Zwischenzeit digitalisierten und indizierten wir über 200.000 bestehende Fallakten mit über 5,5 Millionen Seiten alter Hypothekendokumente. Um das Risiko einer Verlagerung der Papierdokumente zu vermeiden, haben wir sie vor Ort mit unserer eigenen Scantechnologie digitalisiert.

VORTEILE

• 67 % der Sendungen wurden innerhalb einer Stunde und 95 % innerhalb von zwei Stunden geöffnet, vorbereitet, gescannt und indexiert. 

• 95% Genauigkeit bei der Klassifizierung von Postsendungen

• Über 70 % Durchgangsquote bei der Verarbeitung

• Reduzierung von 60 auf 20 Vollzeitmitarbeiter für Papierverarbeitungsprozesse

• Produktivitätssteigerung durch Prozessoptimierung, wodurch der Kunde die Anzahl der Mitarbeiter noch weiter reduzieren konnte.