Exela senkte die Kosten des Unternehmens, verbesserte die Produktivität und reduzierte das Risikoniveau

HERAUSFORDERUNG

Eine Lebensmittelkette verließ sich stark auf umständliche manuelle Prozesse und eine ineffiziente Kreditorenbuchhaltung (AP). Die Probleme reichten von verlorenen Rechnungen und fehlenden Zahlungen bis hin zu doppelten Zahlungen und anderen Fehlern. Darüber hinaus konnte der Lebensmittelhändler seine tatsächlichen Warenkosten nur schwer ermitteln, da verschiedene Filialen der Kette unterschiedliche Preise für denselben Artikel vom selben Anbieter zahlten. Inkonsistente und ineffiziente Einkaufspraktiken waren an der Tagesordnung.

Die Führung des Lebensmittelhändlers erkannte das Hauptproblem: Die AP-Funktion der Treasury-Abteilung war dezentralisiert und in den Filialen isoliert.

LÖSUNG

Exela hat sich mit dem Lebensmittelhändler beraten, die Prozesse des Unternehmens untersucht und festgestellt, wo Verbesserungen vorgenommen werden mussten. Wir empfahlen eine Lösung, die mehrere Schritte automatisiert, um die Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Geld zu sparen.

Der erste Schritt: Einrichtung einer digitalen Poststelle zur Erfassung und Validierung von Daten aus der Eingangspost.  Wir automatisierten den Prozess automatisiert und stellten alle Rechnungen von Papier auf digital um. Wir haben uns insbesondere auf Rechnungen für indirekte Käufe und Nicht-EDI (elektronischer Datenaustausch, ein Computer-zu-Computer-Austausch von Geschäftsdokumenten) konzentriert.

Außerdem verlangten wir von den Lieferanten, sich einem globalen Anbieternetzwerk anzuschließen. Die Umstellung zentralisierte die Kreditorenbuchhaltung, rationalisierte Procure-to-Pay (P2P)-Verfahren, vereinfachte die Rechnungsverarbeitung hin zu Methoden, die weniger Mitarbeiter erforderten, und ermöglichte dem Lebensmittelhändler, Liquiditätsmöglichkeiten zu nutzen, die er noch nie zuvor nicht hatte.

Die Umstellung lieferte auch datengestützte Einblicke in den Lieferanteneinkauf. Der Lebensmittelhändler konnte alle Rechnungen für jeden Standort verfolgen, wichtige Analysen einsehen, Ausnahmen von Standardpraktiken finden und Probleme schnell beheben. Darüber hinaus verbesserte die Lösung das Onboarding von Lieferanten und erhöhte die Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens.

VORTEILE

• Reduzierung des Vollzeitpersonals für die Rechnungsbearbeitung um 50 %

• Mehr Einblick bei Lieferanten

• Reduzierte Papierarbeit

• Niedrigere Betriebskosten

• Mehr Transparenz und Sichtbarkeit für die Kreditorenbuchhaltung

• Größere Reaktionsfähigkeit und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter