Finanzdienstleistungsunternehmen muss Poststellen konsolidieren und Dokumente digitalisieren

Exelas Digital Mailroom optimierte Prozesse und senkte Kosten

HERAUSFORDERUNG

Der Kunde, ein Finanzdienstleistungsunternehmen, stand vor einer dramatischen doppelten Herausforderung: Die geschlossenen Hypothekenbücher mehrerer Finanzdienstleister zu verwalten und sicherzustellen, dass die Anbieter ihre Kunden weiterhin fair behandeln, ihnen einen hervorragenden Service bieten und sie in finanziell schwierigen Zeiten unterstützen.

Der Kunde musste die vielfältigen Prozesse der Anbieter, die an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Technologien von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Methoden und Geschäftsethiken durchgeführt wurden, in Einklang bringen. Der Kunde musste auch die Prozesse verbessern, indem er alle Arten und Kanäle der Korrespondenz digitalisierte.

LÖSUNG

Exela verwendete das Hochgeschwindigkeits-Open-Track-Scannen, das gemischte Dokumente unterschiedlicher Qualität verarbeiten, klassifizieren und von Papier in ein digitales Format konvertieren konnte. Der Prozess nutzte sowohl Technologie als auch gut ausgebildete Mitarbeiter (im Rahmen eines Managed Outsourcing-Vertrags) aus der Poststelle von Exela.

Wir bearbeiteten alle Dokumente, die per Post und Kurier von den Betriebsstandorten des Kunden kamen. Die Post und Pakete enthielten wichtige Gegenstände wie die Verträge des Kunden, die wir gescannt und an den Kunden weitergeleitet oder durch Ersatzdokumente ersetzt haben.

Unsere Postdienste beinhalteten:

• Konsolidierung von drei verteilten Poststellen zu einer zentralen Poststelle, die täglich 5000 Sendungen verarbeitet 

• Öffnen, Vorbereiten, Scannen und Indizieren von Sendungen innerhalb der Workflow-Plattformen des Kunden

• Sendungen klassifizieren und an über 200 Endpunkte verteilen

• Automatisierung von Systemen zur Bereitstellung von Straight-Through-Processing

Wir haben Dokumente nach genehmigten Verfahren, die vom Kunden festgelegt wurden, digitalisiert und dem Kunden durch nahtlose Integration in seine Systeme zur Verfügung gestellt. Um die Dokumentenindizierung und -klassifizierung für die große Anzahl von unstrukturierten und Freitextdokumenten zu automatisieren, setzten wir „Fuzzy Logic“ und Worterkennungs-Lerntechnologie ein.

Um den Mitarbeitern des Kunden beim Erlernen der neuen Verfahren zu helfen, hat Exela zwei Monate lang ein Team im Kundenstandort stationiert. Wir haben die Poststelle mit dem Kunden eingerichtet und verwaltet, als er eine Workflow-Plattform eines Drittanbieters installierte. Exela, der Kunde und der Anbieter der Workflow-Plattform arbeiteten zusammen, um dem Kunden zu helfen, seine Ziele zu erreichen.

Inzwischen digitalisierten und indizierten wir über 200.000 bestehende Fallakten mit über 5,5 Millionen Seiten alter Hypothekendokumente. Um das Risiko einer Verlagerung der Papierdokumente zu vermeiden, haben wir sie vor Ort mit unserer eigenen Scantechnologie digitalisiert.

VORTEILE

• 67 % der Sendungen wurden innerhalb einer Stunde geöffnet, vorbereitet, gescannt und indexiert, 95 % innerhalb von zwei Stunden

• 95% Genauigkeit bei der Klassifizierung von Postsendungen

• Über 70 % Direktverarbeitungsrate

• Reduzierung von 60 auf 20 Vollzeitmitarbeiter für Papierverarbeitungsprozesse

• Produktivitätssteigerung durch Prozessoptimierung, wodurch der Kunde die Anzahl der Mitarbeiter noch weiter reduzieren konnte