Wenn eine Top-Bank ihre Mitarbeiter anweist, von zu Hause aus zu arbeiten, erleichtert die digitale Poststelle den Weg dorthin

HERAUSFORDERUNG

Zu Beginn der COVID-19-Pandemie schickten die Führungskräfte einer der zehn größten Banken Amerikas die über 55.000 Mitarbeiter der Bank aus ihren 755 Filialen in den USA, Kanada und Großbritannien nach Hause. Da die Entscheidung so früh in der Pandemie kam, rettete sie Leben, aber sie geschah, bevor alle Filialen bereit waren. In einem Büro mit 40 Mitarbeitern musste ein einzelner Mitarbeiter das Büro aufsuchen, alle Briefe und Pakete – im Durchschnitt mehr als 70 Stück pro Tag – abholen und den Inhalt an die anderen Mitarbeiter verschicken. Dieser Prozess führte zu einem potenziellen Engpass, der dazu führte, dass unnötige Wartezeiten entstanden. Der beauftragte Mitarbeiter musste die Post erst zeitintensiv sortieren und weiterleiten.

LÖSUNG

Die Bank beauftragte Exela damit, die Post abzuholen und zügig zu digitalisieren. Innerhalb von acht Tagen verschickte unser Digital Mailroom Service den Rückstand von ca. 800 Dokumenten sowie ein Eingangsvolumen von 2.400 neuen Stücken pro Monat. Unser Team scannte die Briefe ein, leitete die Bilder elektronisch an die Mitarbeiter weiter, die physische Post wurde in der Nähe der Filiale sicher aufbewahrt, um sie gegebenenfalls erneut zu versenden und umzuleiten, und stellte ein Webportal zur Verfügung, in dem die Mitarbeiter die Post jederzeit einsehen und ihren Aufenthaltsort leicht verfolgen konnten. Für die Handhabung benötigte es nur eine minimale Schulung.

VORTEILE

• Schnelle Wiederherstellung von verlorener Zeit und verzögerten Projekten

• Reibungsloser und schneller Workflow

• Sicherheit und Schutz für vertrauliche Geschäftsnachrichten

• Komfort und Flexibilität durch den rund um die Uhr verfügbaren Zugriff der Mitarbeiter auf digitalisierte Post

• Kontrolle der Informationen durch die lückenlose Nachverfolgung und Berichterstattung von Digital Mailroom