Das papierlose Büro: Warum, wie und wo das Geld steckt

Tipps und Ratschläge, um sich finanziell besser aufzustellen und gleichzeitig den Planeten zu retten

Papier zu reduzieren und auf digital umzustellen ist gut für die Umwelt. Es reduziert die Nutzung von Holzressourcen , bedeutet weniger Abfall auf Deponien und minimiert den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens.

Und es kann Ihre Kosten senken.

• Laut des Consumer Reports kostet Druckertinte etwa 6.400 US-Dollar pro Gallone – mehr als doppelt so viel wie Champagner von Dom Pérignon.

• "Einige kleine Unternehmen können allein für Papierbedarf bis zu 2.500 US-Dollar im Monat ausgeben“, heißt es auf der Website der Büroorganisation AcademicWritingWeb. 

• PriceWaterhouseCoopers stellte vor mehr als einem Jahrzehnt fest, dass die Arbeitszeit für das Einreichen eines Papierdokuments 20 US-Dollar, die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument 120 US-Dollar und die Wiederherstellung eines verlorenen Dokuments 220 US-Dollar kostet. Die Preise sind seitdem gestiegen.

• Hinzu kommen die Kosten für die Anschaffung, die Wartung und die Reparatur des Druckers, Aktenschränke und andere Aufbewahrungseinheiten und die Arbeitszeit für das Drucken selbst.

Digital ist auch sicherer als Papier. "Digitale Aufzeichnungen können durch Verschlüsselung [gegen Hacker] unlesbar gemacht werden. Sie können auch gegen Ausdrucken, Kopieren und Teilen gesichert werden. Zugriffskontrollen können Anzeigeberechtigungen mit einer feinen Granularität festlegen. Audit Trails zeigen auf, wer und wann auf welche Dokumente zugegriffen hat. Im Gegensatz dazu sind ausgedruckte Dokumente nur so sicher wie ihre Nähe zu einem Kopiergerät“, sagt Brian Bogie, Marketing Director Healthcare Industry beim Softwareunternehmen Sage Intacct.

Der Zugang ist ein anderes Thema. Sie können ein Papierdokument nur lesen, wenn Sie sich im selben Raum befinden. Online gespeicherte Dokumente haben diese Einschränkung nicht. Rechtsanwalt und Vermarkter Willie Peacock erwähnt "den massiven Vorteil, von überall und zu jeder Zeit arbeiten zu können“. Er erklärt: „Für mich bedeutete das, dass ich letztes Jahr für einen Monat auf die Philippinen gereist bin und meine Kanzlei leitete, ohne dass jemand wusste, dass ich am anderen Ende der Welt war.“

Angesichts der Tatsache, dass die Digitalisierung billiger, sicherer und bequemer ist als die Verwendung von Papier, wie funktioniert sie am effektivsten?

Mitarbeiter einbeziehen

"Das Wichtigste bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten ist, dass alle Mitglieder Ihres Teams neue Gewohnheiten entwickeln müssen “, sagt die professionelle Büroorganisatorin Stephanie Shalofsky. Manche Leute, sagt sie, [werden] sich gegen Veränderungen sträuben, fühlen sich mit einem Papiersystem wohler und werden möglicherweise anfangs von dem neuen System überfordert sein.“ Glücklicherweise, so der Produktivitätscoach Tom Roedl, "kann man dieser Mentalität entgegensteuern … indem man behutsam papierlose Praktiken einführt.“

Neben der schrittweisen Einführung neuer Technologien:

• Gehen Sie auf die Wünsche der Mitarbeiter ein. "Finden Sie heraus, warum Mitarbeiter Papier im Büro reduzieren wollen, und setzen Sie umsetzbare Initiativen um diese Wünsche herum“, schreibt der Technikjournalist Keumars Afifi-Sabet und zitiert einen Bericht des Datenverwaltungsunternehmens Nektar.

• "Sagen Sie ihnen, wie viel Zeit, Energie, Aufwand – und ganz zu schweigen von Papier – sie durch die Online-Verwaltung ihrer Dokumente und Kommunikation sparen“, sagt Karensa Maton, Head of Products beim Dokumentenautomatisierungsunternehmen Datagraphic.

• "Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den von Ihnen festgelegten Prozessen, einschließlich Namens- und Ablagekonventionen, Dokumentenannahme, Rückablage und Navigation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem“, sagt Kara Rayburn, Global Manager of Portfolio Marketing and Web bei Alaris, Kodaks Information- Geschäftsführungsabteilung.

• "Wenn Ihr Team immer noch unkompliziert auf Drucker zugreifen kann, werden sie sie weiterhin nutzen“, schreibt Max Freedman, redaktioneller Autor bei Business.com. "Aber wenn Sie sie vom Schreibtisch entfernen und sie durch zentrale Netzwerkdrucker ersetzen, die in dedizierte Bereiche innerhalb des Büros verbannt werden, können Sie ihre Verwendung einschränken.“

Verwenden Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein DMS ist eine Art von Software, manchmal auch als elektronischer Aktenschrank bezeichnet, mit der Benutzer digitale Dokumente speichern und organisieren können. Ein gutes DMS stellt sicher, dass "Dateien vor Verlust geschützt, von überall und jederzeit zugänglich sind, sodass Ihr Team leichter auf die benötigten Informationen zugreifen kann“, sagt Chris Ogletree, Inbound-Marketing-Koordinator beim Unternehmen Goby mit Management für Umwelt und Soziales.

Wie wählen Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen aus? "Erstellen Sie eine Liste [Ihrer] ‚Must-haves‘ “ für das DMS, sagt Lindsay Sommers, Marketingmanagerin bei der Zeiterfassungssoftwarefirma Timesheets.com. "Muss es eine HR-Suite beinhalten? Benötigen Sie eine Zeit- und Kostenerfassung? Wollen Sie Projekte verfolgen?“

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse kennen, "starten Sie so unkompliziert wie möglich. Viele Unternehmen entscheiden sich für Systeme, die viel Schnickschnack haben, aber die Grundlagen nicht gut beherrschen“, sagt Paul Du Bois, Gründer und CEO der App-Entwicklungsplattform Appenate.

Zu den beliebtesten Dokumentenmanagementsystemen zählen Google Drive, Dropbox und Microsofts OneDrive. Nicht so bekannt, aber auch hoch angesehen sind Alfresco, DocuWare, eFileCabinet und M-Files (oft gelobt als einfach in der Bedienung).

Nachdem Sie Ihr DMS eingerichtet haben, sollten Sie Ihre aktuellen Unterlagen und alle älteren Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, scannen, digitalisieren und hochladen. Für diese Aufgabe benötigen Sie ggf. mindestens einen Scanner. Zufällig besitzt Exela eine hervorragende Reihe von Hochgeschwindigkeitsscannern.

Wenn Sie nicht im Büro sind und Ihren Scanner nicht verwenden können, benötigen Sie eine mobile App für diese Tätigkeit. Führend hierfür ist Adobe Scan, das von der New York Times und anderen Behörden als die beste Scan-App bezeichnet wurde; Microsofts Office Lens, eine angesehene App, die sich besonders für Office 365-Benutzer eignet; und Genius Scan, eine weniger bekannte, aber beliebte Option. Bonus: Diese Apps sind alle kostenlos.

Andere Möglichkeiten, papierlos zu werden

• Akzeptieren Sie elektronische Signaturen.

"Wenn man an die Zeit und Mühe denkt, die man mit Papierverträgen aufgewendet hat, stellt man fest, dass es sehr arbeitsintensiv ist“, sagt Eralp Arslan, Spezialist für digitales Marketing beim Online-Formularunternehmen JotForm. "Sie erhalten das Dokument, drucken es aus, unterschreiben und scannen es, um es danach zurückzusenden. In solchen Fällen gibt es keinen ersichtlichen Grund, so viel Zeit zu verschwenden, wenn elektronische Signaturen die schriftliche Unterschrift ersetzen können.“ Weitere Informationen zu elektronischen Signaturen finden Sie in Exelas DrySign.

• Kommunizieren Sie ohne Papier.

E-Mail ist die gängigste Art der papierlosen Kommunikation, aber es ist erst der Anfang. Das Instant Messaging von Slack bietet einen reibungsloseren und kommunikativeren Austausch. Ein weiteres beliebtes Kommunikationstool ist Basecamp, das sich selbst als "das All-in-One-Toolkit für die Remote-Arbeit“ bezeichnet. Ein weiterer schnell aufsteigender Neuling ist Microsofts Teams.

• Forderungen und Rechnungen elektronisch übermitteln.

"Die Notwendigkeit, Geld physisch auszutauschen, ist vorbei“, sagt der Serienunternehmer und Risikokapitalgeber Dan Martell. Tom Roedl erklärt: "Mit Online-Zahlungsabwicklern können Sie papierlose Zahlungen von Ihren Kunden akzeptieren. Sie verfügen über Rechnungsvorlagen und integrierte Aufzeichnungen.“ Einige der am meisten gelobten papierlosen Zahlungspakete sind Freshbooks, Zoho Invoice, Invoice2Go (besonders gut für die Rechnungsstellung von mobilen Geräten), Xero und Wave (oft bezeichnet als die beste kostenlose Fakturierungssoftware).

• Machen Sie sich Notizen auf dem Bildschirm.

Mit der richtigen App auf einem Smartphone, Tablet oder Laptop "können wir digitale Notizen erstellen und diese auch über verschiedene Plattformen hinweg teilen“, sagt Meara Hamidiani, Content Strategist beim Unternehmen Proxyclick, dass sich auf Unternehmenssicherheit spezialisiert hat. "Wir können dies von vielen Geräten aus tun, Benutzer hinzufügen, um [die Notizen] zu bearbeiten, und sie eindrucksvoll präsentieren.“ Der Standard hierfür ist Evernote, das als "die absolut beste Notiz-App" gelobt wird. Dennoch bevorzugen einige Experten Google Keep und andere schätzen wiederum Microsoft OneNote.

• Lagern Sie Ihre Postbearbeitung an die Mitarbeiter eines anderen Unternehmens aus.

"Sie können sie sammeln, scannen und dem Empfänger zustellen oder direkt in einen Workflow schicken“, sagt das Dokumentenmanagement-Unternehmen Datamation. Wenn Sie mehr erfahren möchten, informieren Sie sich über Digital Mailroom von Exela.

"Wenn Sie wegen des Übergangs [zu dieser Technologie] nervös sein sollten, machen Sie sich keine Sorgen!" sagt Lindsay Sommers von Timesheets.com. "Testen Sie neue Software mit Mitarbeitern, denen Sie vertrauen. Wenn die Software über eine kostenlose Testversion verfügt, nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, während der Praxis zu testen und Ihnen ein Feedback zu geben, während sie diese ausprobieren. Wenn Sie einer kleinen Gruppe Ihrer Mitarbeiter erlauben, die Software zu testen, können Sie Probleme früh erkennen und lösen, bevor Sie sie dem Rest des Teams präsentieren.“

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Ein letztes Wort zur Reduzierung Ihres Papierverbrauchs: Sie werden Ihre Konkurrenz ausstechen. Im Jahr 2018 befragte Foxit, Hersteller von Software-Entwicklungskits, 3.500 Unternehmensleiter zu ihrem Papierverbrauch: "Knapp die Hälfte der Befragten (44,23%) gab an, dass sie täglich Papier in ihrer Berufsposition verwenden, wobei nur zwei Prozent zugaben, dass sie überhaupt kein Papier verwenden würden."

Sind Sie bereit, zu den führenden zwei Prozent zu gehören?