Digitalisieren Sie Ihre Post, um sie durchsuchbar, gemeinsam nutzbar und sicher zu machen

Digital Mailroom ist eine webbasierte End-to-End-Workflow-Lösung, die den Empfang und die Verteilung eingehender Post optimiert.

Digital Mailroom verwendet modernste Technologie, um Daten zu extrahieren und zu indizieren, manuelle Prozesse zu automatisieren und Post per elektronischer Zustellung an die Empfänger weiterzuleiten. Hierbei wählen Sie die Regeln, die die richtigen Zustellungswege und -methoden für wichtige Personen und Abteilungen festlegen. Sie können bestimmen, wie wir ihre Post verarbeiten sollen: elektronische Zustellung, physische Zustellung, Archivierung oder eine Kombination dieser Methoden.

EMPFANG

Wir empfangen die Post in unseren Postbearbeitungszentren.

VERARBEITUNG

Wir öffnen, scannen, sortieren und stellen die Post elektronisch zu. Wir speichern sie und übermitteln den Empfängern ein Bild des Umschlags mit Aufforderungen zur Bestimmung der richtigen Zustellmethode; oder wir übertragen das Bild bei der physischen Zustellung der Post.

DATENEXTRAKTION

Über optische und intelligente Zeichenerkennungs-Engines extrahieren wir Daten wie Postdatum, Empfängernummer und Absender- bzw. Empfängeradresse.

INDIZIERUNG

Unsere proprietäre Technologie verwendet maschinelle Lernalgorithmen, um die schnelle Identifizierung und Indexierung von Dokumenten wie Forderungen, Rechnungen, Zahlungen und Kundenkorrespondenz zu automatisieren.

ROUTING

Wir leiten und liefern Post gemäß den Geschäftsregeln und den Präferenzen des Empfängers weiter. Wenn weitere Maßnahmen erforderlich sind, senden wir dem Empfänger ein Bild des Umschlags mit Aufforderungen zum weiteren Vorgehen zu.

VORTEILE

• Erhöhte Genauigkeit und Geschwindigkeit der Zustellung

• Ein leicht durchsuchbares und gemeinsam nutzbares Postsystem

• Sicherheitsmaßnahmen, die den unbefugten Zugriff einschränken

• Nachhaltiger Prozess, der Papierabfall reduziert

• Flexible Workflows entsprechend den Geschäftsanforderungen

• Integration in komplementäre Systeme zur Vereinheitlichung des Informationsmanagements