Digital Mailroom

Bessere Postzustellung. Bessere Postsicherheit.

Digital Mailroom (DMR) ist die Postverarbeitungs- und Digitalisierungslösung von Exela. Es führt traditionelle Postdienste ins 21. Jahrhundert, indem es eine der schnellsten Scan-Plattformen der Welt nutzt. Es bietet eine leistungsstarke optische Zeichenerkennungstechnologie und das DMR-Portal, das den Zugriff auf physische Post in einem elektronischen Format, ähnlich wie E-Mail, ermöglicht.

Digital Mailroom bietet viele Vorteile gegenüber physischen Postverteilungssystemen, darunter:

• Schutz der Geschäftskontinuität
• erhöhte Datensicherheit
• schnellerer Postzugriff
• Durchsuchbarkeit von Inhalten
• sofortiges Teilen von Inhalten
• Überwachung des Postaufkommens
• Chain-of-Custody-Tracking

So funktioniert Digital Mailroom

Die Post wird zur externen Verarbeitung an eines der 28 SSAE-18-zertifizierten Postbearbeitungszentren von Exela in den USA weitergeleitet. Wir öffnen und scannen alle Poststücke und übermitteln sie innerhalb von 24 Stunden nach Eingang (ausgenommen Feiertage und Wochenenden) zur Weiterleitung an das DMR Portal.

Es gibt drei Arten von Benutzerrollen:

Client-Admin: Eingeschränkte Gruppe, Zugriff auf Berichte, Admin-Dashboards (alle Standorte), Konfiguration und Benutzereinrichtung

Mail-Admin: Zugriff auf Ausnahme- und sonstige Ordner zum Überprüfen und Verteilen von Post, die keiner bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet sind

Mail-User: Alle registrierten Benutzer, die Aktionszugriff auf Postordner haben

Wir speisen digitalisierte Post in das DMR-Portal ein, damit der/die designierte(n) Benutzer sie überprüfen kann/können. Diese Benutzer können Aktionen wie Umleiten, Senden an, Löschen, Markieren als Junk, Verschieben in einen Ordner, Hinzufügen eines Labels und Anfordern der physischen Zustellung ausführen.

Vorteile

Bereitstellung in nur 10 TAGEN

• Höhere Effizienz und Prozesskontrolle
• Cloud-gehosteter Zugriff zu jeder Zeit und von jedem Ort
• Vollständige Integration in nachgelagerte Workflows
• Verbesserte Sichtbarkeit und Berichterstattung
• Überlegenes Informationsmanagement
• Verbesserte Compliance und Sicherheitslage
• Vollständige Audit-Trails und Chain-of-Custody

Datensicherheit

Wir verarbeiten alle Dokumente in hochsicheren Einrichtungen, die Videoüberwachung, Zugangsbeschränkungen mit Ausweisen, biometrische Scanner in Rechenzentren, sichere Räume für regulierte und klassifizierte Geräte, Feststelltüralarme und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen umfassen. Alle Daten werden in verschlüsselten Formaten gespeichert, und der Zugriff auf die Daten ist auf der Grundlage der erforderlichen getrennten Aufgaben beschränkt. Die Daten werden logisch getrennt und Kundendaten werden niemals gemischt. Die Dokumentenvernichtung und digitale Kopienaufbewahrung/Disposition erfolgen nach Kundenspezifikation.

Exela-Anwendungen sind im Rahmen des Veracode VERIFIED Attestation Program abgedeckt, der branchenweit höchsten Anwendungssicherheitsbescheinigung. Das Informationssicherheitsteam von Exela führt monatliche Schwachstellenscans durch, und ein Drittanbieter führt jährliche Penetrationstests durch. Exela unterhält dokumentierte Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Protokolle, die strenge Kontrollen der Informationssicherheit beinhalten.