Digital Mailroom für Immobilienmakler

Ein Service, der Kosten senkt, die Effizienz steigert, die Arbeitsmoral verbessert und die Compliance einhält

Immobilienmakler haben es schwer. Verkäufer verlangen höhere Summen, als Käufer ausgeben wollen. Mit der Technologie Schritt zu halten ist ein endloser Wettlauf, und die Konkurrenz aus nicht-traditionellen Quellen nimmt stetig zu. Makler benötigen jeden Vorteil, den sie bekommen können.

Der Digital Mailroom (DMR)-Service von Exela bietet viele Vorteile. DMR kann zwar die Immobilienpreise nicht ändern oder Ihnen wohlhabende Käufer verschaffen, aber es kann dazu beitragen, dass Ihre Geschäftsabläufe reibungsloser läuft und Sie Zeit, Geld und Ärger sparen.

Die DMR- Postzentren nehmen Ihre Post in Empfang, digitalisieren sie und laden sie auf ein sicheres Webportal hoch, wo Sie sie von überall auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aufrufen, durchsuchen und teilen können. An den zahlreichen Standorten von DMR können Sie virtuelle Adressen im ganzen Land einrichten, damit Sie Käufer in mehreren Bundesländern erreichen können.

Was DMR den Maklern außerdem bietet:

Effizienz

“Schauen Sie sich ein System genauer an, um Ihr Geschäft zu verbessern und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten“, heißt es in der Zeitschrift Realtor. “Für einige Immobilienmakler bedeutet dies, papierlos zu arbeiten, indem sie physische Dokumente digitalisieren und auf einem sicheren, Cloud-basierten Konto speichern“ – insbesondere wenn es durchsuchbar ist: “Der fehlende Zugang zu und die Verfügbarkeit von Daten war schon immer ein großes Problem [in der Immobilienbranche]“, sagt die Unternehmensberatung Deloitte. DMR macht den Inhalt Ihrer Post zugänglich und stets verfügbar.

Kostenreduzierung

Durch die Auslagerung der Postbearbeitung an ein DMR-Zentrum wird teure Arbeitsfläche in Ihrem Büro frei. Digitale Post benötigt nicht so viel Stauraum wie Papier, ganz zu schweigen von kostspieligen Einrichtungsgegenständen wie Aktenschränken. „Bei reduzierter Bürofläche“, sagt Realty Times, „zahlen Sie am Ende des Monats eine geringere Miete. Andere Nebenkosten wie Strom-, Heiz- und Kühlausgaben reduzieren sich folglich.“

Compliance und Sicherheit

“Die Aufbewahrung aller Unterlagen ist eine wesentliche Pflicht von Immobilienmaklern“, sagt D. Keith Dunnagan, Rechtsanwalt bei BPE Law, einer Anwaltskanzlei, die sich mit der Einhaltung von Immobilienrechten befasst. „Diese Aufzeichnungen müssen nicht in physischer Form aufbewahrt werden, aber sie müssen genaue Kopien der Originale beinhalten. Gescannte Kopien erfüllen diesen Standard.“ Die strenge Sicherheit von DMR (die unabhängige Anwendungssicherheitsfirma Veracode hat ihre Widerstandsfähigkeit gegen Schwachstellen zertifiziert) bewahrt Ihre Aufzeichnungen und schützt gleichzeitig die Vertraulichkeit der Kunden.

Neue Kunden

"Erwägen Sie, Ihr Unternehmen durch virtuelle Adressen in neue Höhen zu befördern“, sagt Realty Times. „[Die Einrichtung dieser Adressen] ist von entscheidender Bedeutung, da moderne Trends sowohl Verbraucher als auch Immobilienmakler verändert haben.“ Die Postzentren von DMR können Ihre virtuellen Adressen im ganzen Land sein, sodass Sie Ihr Geschäft auf andere Städte und Bundesländer ausdehnen können.

Vorteile

• Komfort:  Lesen und verwalten Sie Ihre Post online von überall

• Sicherheit: Das Webportal von DMR schützt Dokumente vor Verlust oder Zerstörung

• Kontrolle: Nur der Empfänger kann jedes Dokument verwalten

• Kompatibilität: DMR lässt sich in nachgelagerte Dokumentenmanagementsysteme integrieren

• Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse reduzieren Papiermüll

• Transparenz: Dank des dynamischen Chain-of-Custody-Trackings von DMR

• Compliance: DMR hilft Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften, die eine physische Adresse und kein Postfach vorschreiben

• Zusammenarbeit: Einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Remote-Mitarbeitern

• Kontinuität: Halten Sie den Geschäftsbetrieb bei Reisen oder Umzug am Laufen

• Geschwindigkeit: System ist schnell einsatzbereit

Ein Service, der Ihnen mehr Zeit, Ressourcen und Freiheit für die Zusammenarbeit mit Kunden bietet

Als Makler müssen Sie Aufgaben erledigen, die von der Erfüllung der Kundenanforderungen bis hin zum Umgang mit neuen Technologien reichen. Das Letzte, was Sie brauchen, ist Zeit mit dem Öffnen, Sortieren und Ablegen von Post zu verschwenden oder Aktenschränke nach alter Korrespondenz zu durchwühlen und Seite für Seite nach Fakten oder Zahlen zu suchen.

Digital Mailroom (DMR) von Exela nimmt Ihnen diese Last ab. Der Service beschleunigt die Kommunikation und vereinfacht die Suche nach wichtigen Daten, sodass Sie Ihre Arbeit effektiver erledigen können.

DMR-Postzentren empfangen Ihre eingehende Post, digitalisieren sie und laden sie in ein sicheres Webportal hoch. Über das Portal können Sie Ihre Korrespondenz von überall auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aufrufen, durchsuchen, teilen und speichern.

Kundendienst

DMR stellt Papierpost und andere Dokumente Ihrer Kunden ins Internet, sodass sie überall verfügbar sind. DMR sortiert und indiziert auch Poststücke, sodass Sie Nachrichten und Vereinbarungen – oder Auszüge daraus – schnell und einfach finden können. Ergebnis: Sie können mehr Kunden effizienter bedienen.

Akquise neuer Kunden

DMR hilft Ihnen, landesweit potenzielle Kunden und Führungskräfte zu erreichen. Wenn Kunden in einem anderen Bundesstaat eine lokale Adresse bevorzugen sollten, können sie ihre Dokumente an den nächstgelegenen DMR-Standort senden. Ihre Post kommt schnell an und Sie können sie zeitnah online einsehen. Sie sparen dadurch Zeit, und müssen ihre potentiellen Kunden nicht warten lassen. 

Kostenreduzierung

Durch die Auslagerung Ihrer Postbearbeitung an ein DMR-Zentrum werden teure Lagerflächen in Ihrem Büro frei. Digitale Post benötigt geringere Arbeits- und Lagerflächen – ganz zu schweigen von teuren Einrichtungsgegenständen wie Aktenschränken oder Papier. Ausserdem ist da noch die Arbeitszeit, die Sie sparen können, indem wir uns um das gesamte Papier kümmern.

Sicherheit

Ihre Kunden vertrauen Ihnen private Details ihres Lebens und ihres Unternehmens an. Die Postzentren von DMR sind HIPAA-konform; das American Institute of Certified Public Accountants hat die Zentren nach seinem Sicherheitsstandard SSAE-18 zertifiziert; und die unabhängige Anwendungssicherheitsfirma Veracode hat die Widerstandsfähigkeit von DMR gegenüber Schwachstellen zertifiziert.

Vorteile

• Effizienz: Digitalisierte Post bedeutet weniger Papierarbeit

• Komfort: Lesen und Verwalten der Post online von überall

• Sicherheit: Das Webportal von DMR schützt Dokumente vor Verlust oder Zerstörung

• Nachhaltigkeit: Online-Post bedeutet weniger Papiermüll

• Collboration: Einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit externen Mitarbeitern

• Kontinuität: Reibungsloser Arbeitsablauf, auch wenn Sie nicht im Büro sind

• Kostenkontrolle: Zeit sparen und Büroräume effektiver nutzen

• Geschwindigkeit: System ist schnell einsatzbereit

• Intelligenz: Finden Sie die benötigten Informationen schnell und unkompliziert