Behalten Sie die Ordnung und Struktur bei und strukturieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen

Die Verwaltung von Datensätzen ist essentiell für die Aufrechterhaltung der Produktivität und der effizienten Funktionalität in jedem Unternehmen. Wenn ein Unternehmen wächst, kann die Verwaltung von Datensätzen zunehmend schwieriger werden. Ein skalierbares Records-Management-System unterstützt Business Intelligence und hilft Managern, Entscheidungen zu treffen. Die Entwicklung einer Strategie für die Katalogisierung, Speicherung und den Zugriff auf Dokumente und andere Datensätze ist unerlässlich.

Wie können Sie die Datensatzverwaltung rationalisieren? Hier sind einige praktische Tipps, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Dokumente digitalisieren

Die Verwaltung und Lagerung physischer Dateien kann schwierig und kostspielig sein. Ein einzelnes Blatt Papier nimmt grundsätzlich nicht viel Platz ein, aber Hunderte oder Tausende physischer Dokumente können sich schnell stapeln. Ein Standard-Aktenschrank mit vier Schubladen nimmt etwa 17 Quadratmeter ein, wenn Sie zusätzlich den Platz berücksichtigen der zum Öffnen einer Schublade erforderlich ist. Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern kann jährlich durchschnittlich 4.000 US-Dollar für den Stauraum von Aktenschränken ausgeben.

Physische Unterlagen nehmen nicht nur mehr Platz ein, sie sind auch anfälliger für Verlust, falsche Ablage oder Beschädigung.

Das Scannen von Papierdokumenten löst diese Probleme. Die Digitalisierung von Dokumenten mit Produkten wie den IntelliScan-Geräten von Exela verwandelt diese in durchsuchbare digitale Bestände (die nützlicher sind als einfache Scans).

Während IntelliScan sowohl alte als auch neue Dokumente wie z.B. eingehende Post digitalisieren kann, kann der Digital Mailroom-Service von Exela die digitalen Versionen elektronisch an Remote-Mitarbeiter verteilen. Das bedeutet wiederum eine verbesserte Kommunikation. Es kann die Post in digitale Dokumentenverwaltungssysteme integrieren, die andere digitale Dokumente organisieren.

Wenn Sie einen weiteren Grund für die Digitalisierung von Dokumenten benötigen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen: Die meisten Dokumente, die heutzutage erstellt werden, beginnen in digitaler Form. Warum sollte man noch etwas zu Papier bringen, wenn es nicht mehr notwendig ist?

2. Informationen kategorisieren

Eine Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) ergab, dass durchschnittlich 62 % der Informationen, die eine Unternehmen verwalten muss, unstrukturiert sind. Mit anderen Worten, die Informationen sind schwer zu finden, geschweige denn zu quantifizieren oder zu verwenden.

Um unstrukturierte Informationen zu verwalten, müssen Sie sie klassifizieren und kategorisieren. Die Klassifizierung von Datensätzen ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Ablage, Wiederauffindbarkeit, Archivierung und bei Bedarf sogar die Vernichtung von Dokumenten. Sie können Dokumente nach Funktion, Kunde, Projekt, Dateityp, Sicherheitsstufe oder anderen Bezeichnungen kategorisieren oder kennzeichnen.

Dies kann ein entmutigender und potenziell zeitaufwändiger Prozess sein, insbesondere wenn Sie einen großen Bestand an nicht kategorisierten Dokumenten zu organisieren haben. Digitalisierung und Automatisierungstechnik können diesen Aufwand jedoch reduzieren. Mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und der intelligenter Zeichenerkennung (ICR) kann ein Scanner die Daten aus Dokumenten bereits beim Scannen erfassen, wodurch das System die Kategorisierung, Aggregation und Weiterleitung automatisieren kann.

Darüber hinaus können Sie IntelliScan-Scanner mit der OpenBox-Datenerfassungs-, Klassifizierungs- und Indexierungslösung von Exela koppeln. Mit OpenBox können Sie die mühsame, zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Identifizierung von Dokumententypen und das Sortieren von Dokumenten vermeiden, um eine durchgängige Dokumentendigitalisierung und Informationsextraktion zu schaffen.

3. Organisieren Sie Ihre elektronische Ablage

Die Neuorganisation Ihrer Netzwerkarbeitsbereiche kann große Auswirkungen haben. So können Sie Ihre Dokumente und Datensätze innerhalb der  Arbeitsbereichen verwalten:

• Entwickeln Sie ein gemeinsames Ordnernetzwerk mit einer logischen Hierarchie und Struktur, die den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens folgt.

• Legen Sie einen unternehmensweiten Standard für die Gruppierung der Ordner und der darin enthaltenen Dateien fest.

Sie können damit beginnen, Dateien nach dem Jahr, in dem sie erstellt wurden, der Abteilung, in der sie entstanden sind, oder ihrem Zweck zu kategorisieren. IT-Experten sind oft eine hervorragende Quelle, um zu herauszufinden, welche der verschiedenen bestehenden Verzeichnisstrukturen am besten zu Ihrem Unternehmen passen.

Für einige Branchen und Datensatztypen müssen Sie auch Vorschriften und Compliance-Anforderungen berücksichtigen.

4. Implementieren Sie Namenskonventionen

Dokumente zu organisieren, leicht auffindbar zu machen und zu identifizieren wird einfacher, wenn Sie unternehmensweite Namenskonventionen für Dokumente einführen und durchsetzen.

Der wichtigste Identifikator eines Dokuments ist der Dateiname, der viele Informationen enthalten kann. Wenn Sie das Erstellungsdatum des Dokuments, die Projektidentifikationsnummer und Schlüsselwörter angeben, die den Inhalt des Dokuments beschreiben, teilen Sie den Personen den Zweck und den Inhalt des Dokuments mit, noch bevor sie es öffnen.

Ihre Namenskonventionen legen fest, welche Informationen enthalten sein sollen, sowie die Reihenfolge und das Format der einzelnen Teile. Sie können sogar Versionsnummern angeben – aber wie Ihnen jeder in kreativen Bereich sagen würde, erfordert das Hinzufügen von „Final“ zum Namen eines Dokuments meistens weitere Überarbeitungen.

Desorganisation und Ineffizienz sind kostspielig für jedes Unternehmen. Ein solides Records-Management-System kann dabei helfen, die Ordnung aufrechtzuerhalten und Ihre Geschäftsanforderungen zu strukturieren. Dank digitaler Technologie können Sie die Aktenverwaltung mit weniger Aufwand, verbesserter Effizienz und mehr Sicherheit bewältigen.