4 Möglichkeiten, wie die Digitalisierung die Dokumentensicherheit verbessert

Legen Sie Ihre Papiere nicht ab, sondern digitalisieren Sie sie

Dokumentenmanagement ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Es ist ein entscheidender Teil des Schutzes von geistigem Eigentum, personenbezogenen Daten und sogar unvollendeten oder ungenauen Entwürfen. Jeder Teil Ihres Unternehmens arbeitet mit Dokumente, und die Gesamtsicherheit Ihres Unternehmens ist nur so stark wie das schwächste Glied.

Dieses Glied könnte aus toten Bäumen bestehen. Papierdokumente können verloren gehen, falsch abgelegt, gestohlen, beschädigt werden oder spurlos verschwinden. Es ist eine Sicherheitsbedrohung, die jederzeit zu einem realen Risiko werden kann.

Aber wenn Sie Papierdokumente in vollständig digitale Bestände umwandeln – nicht nur einfache Bildscans – können Sie:

• In Ihrem gesamten Unternehmen angemessene Sicherheitsprotokolle und -praktiken durchsetzen

• Compliance sicherstellen

• Das Geschäftsrisiko reduzieren

• Eine sichere Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern ermöglichen

• Einen einfacheren (aber kontrollierten) Zugriff auf kritische Informationen gewährleisten

• Dokumente sicherer und nachvollziehbarer machen

Hier sind vier Möglichkeiten, wie die Digitalisierung von Dokumenten Ihre Datensicherheit verbessern kann.

1. Digitale Schwärzng

Mit digitalen Dokumentenmanagement-Tools können Sie schnell und effizient sensible Informationen aus wichtigen Dokumenten schwärzen. Dies kann insbesondere für Anwaltskanzleien nützlich sein. Einige fortschrittliche KI-Tools, darunter die JET Engine von Exela, verwenden die Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR), um sensible Informationen zu identifizieren und automatisch zu redigieren, was wertvolle Zeit spart und die Effizienz erheblich verbessert. Bei Papierdokumenten sind automatisierte Schwärzungsbefehle wie die Stapelschwärzung einfach nicht möglich.

2. Berechtigungsstrukturen

Sobald Sie Dokumente digitalisiert haben, haben Sie die Kontrolle darüber, wer Zugriff darauf hat und wie Mitarbeiter und Stakeholder mit ihnen interagieren können. Sie können dies tun, indem Sie abgestufte Rollen oder Gruppen innerhalb des Dokumentenverwaltungssystems einrichten, die jeder Gruppe unterschiedliche Zugriffsrechte auf vertrauliche oder geschützte Dokumente gewähren.

Mit diesen Einstellungen können Sie Folgendes steuern:

• Wer kann Änderungen an einem Dokument vornehmen?

• Wer kann das Dokument einsehen, aber nicht bearbeiten?

• Wer darf das Dokument nicht einmal öffnen

Viel Glück dabei, das mit Papier zu machen!

3. Digitale Revisions- und Signaturtools

Die meisten Dokumente durchlaufen mindestens einige Revisionsrunden. Je nach Art des Dokuments und der Größe des Unternehmens existieren zwischen fünf und hundert Versionen eines Dokuments in einen oder anderen Form. Wenn diese Versionen auf Papier vorliegen, können die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse die Dokumentensicherheit gefährden. Je mehr Entwürfe eines Dokuments ausgedruckt werden, desto mehr Chancen haben Entwürfe, dem Aktenvernichter gefährlich nah zu kommen oder in die falschen Hände zu geraten, wodurch eingeschränkte Informationen preisgegeben werden. Ein zentralisiertes digitales Dokumentenmanagementsystem sorgt nicht nur für die Sicherheit der Dokumente, sondern gewährleistet auch, dass die Mitarbeiter die korrekteste und aktuellste Version jedes Dokuments verwenden, wodurch die Verbreitung von ungenauen und irreführende Informationen zu verhindert wird.

4. Sichere Backups

Digitale Dokumente lassen sich viel einfacher sichern und schützen als Papierdokumente. Sie können digitale Dateien in einem sicheren Cloud-Speicher ablegen. Sie können gesicherte Dateien auch in einer logischen Dateistruktur basierend auf Zugriffsrechten gruppieren und sie für zusätzliche Sicherheit verschlüsseln lassen. Viele Dokumentenmanagement-Tools lassen sich nahtlos in sichere Backups integrieren und gewährkleisten so eine bessere Geschäftskontinuität bei gleichzeitiger Beibehaltung wichtiger Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen.

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Die Digitalisierung von Dokumenten ist nicht nur ein guter Weg, um Informationen zu schützen. Es ist auch ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für jedes Unternehmen, das die Vorteile der nachgelagerten Automatisierung nutzen, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen im gesamten Unternehmen anwenden und andere Digitalisierungsinitiativen ermöglichen möchte.

Am besten beginnen Sie mit Ihrem Posteingang – einer Papierflut, die schnell digitalisiert werden muss. Um mehr zu erfahren, werfen Sie einen Blick auf die Digital Mailroom Lösung von Exela.